Gerade in mittelständischen Unternehmen entstehen oft Situationen, in denen Commodity-IT ausgelagert wird – sensible Daten und Applikationen
aber weiter hochsicher betrieben werden müssen.
Ein aktuelles Beispiel aus unserer Praxis zeigt, wie ein deutscher Mittelständler mit Unterstützung der Bücker GmbH seine Domino-Infrastruktur
zukunftsfähig aufgestellt, Lizenzkosten gesenkt und gleichzeitig die Datenhoheit gewahrt hat.
Die Firma betreibt 340 HCL Notes Arbeitsplätze, davon entfielen 45 auf eine neu hinzugekaufte Tochtergesellschaft, deren Geschäftsprozesse auf
Domino-Applikationen basieren. Das Unternehmen stand vor der Entscheidung: Alles migrieren? Alles in die Cloud? Oder nur das, was sinnvoll und wirtschaftlich ist?
Die Lösung: Eine Hybrid-Strategie, entwickelt mit der Bücker GmbH, die Commodity-E-Mails in die Microsoft 365 Cloud verlagerte,
während kritische Notes-Datenbanken weiter auf Domino 14 betrieben werden — DSGVO-konform, sicher und mit klar kalkulierbaren Lizenzmodellen.
Die Herausforderung: Version veraltet, Know-how begrenzt
Die Ausgangslage war typisch für viele Unternehmen, die über Jahre gewachsen sind:
Die Domino-Umgebung war noch auf Version 11, ohne aktuelle Sicherheits-Patches oder Support für hybride Szenarien.
Durch den Firmenzukauf kamen 45 zusätzliche Anwender hinzu, die zwingend weiter mit zentralen Notes-Applikationen arbeiten müssen – für Projektsteuerung,
Dokumentation und interne Wissensdatenbanken. Eine vollständige Migration in die Cloud wäre technisch möglich, aber mit sehr hohen Anpassungskosten verbunden gewesen.
Lizenzmanagement: CCB nur für die, die es brauchen
Ein oft unterschätzter Hebel liegt im richtigen Lizenzmodell:
Statt für alle 340 User Domino-Lizenzen zu bezahlen, entschied sich das Unternehmen mit Unterstützung der Bücker GmbH Lizenzexperten für eine Reduzierung:
Nur die 45 Power-User der übernommenen Gesellschaft erhalten aktive HCL Domino Complete Collaboration Business (CCB)-Lizenzen.
Die Commodity-Mail-Konten der übrigen Mitarbeiter werden komplett in Microsoft 365 betrieben.
So entstehen keine Doppel-Lizenzen, und die Lizenzkosten sinken auf das, was tatsächlich gebraucht wird.
Die Bücker GmbH übernahm dabei:
- die Lizenzprüfung,
- die Abstimmung mit HCL Software,
- und die Umstellung der Verträge auf das passende CCB-Modell.
Tipp: Mehr Infos zu unserem Service findest du hier: HCL Domino Lizenzoptimierung
Archivierung: DSGVO-konform, ohne eigene Ressourcen
Ein Knackpunkt in solchen Szenarien ist immer die Frage:
"Was passiert mit alten Maildaten, die gesetzlich archiviert werden müssen?"
In diesem Fall mussten die Mailfiles der 295 User revisionssicher für 7 bis 10 Jahre aufbewahrt werden – DSGVO-konform und jederzeit abrufbar.
Die Lösung: Ein Hosting-Service-Partner aus unserem Netzwerk betreibt einen sicheren Domino-Archivserver in einem deutschen Rechenzentrum.
Die archivierten Maildaten liegen dort verschlüsselt vor, werden regelmäßig gesichert und auf aktuellem Stand gehalten.
Falls das Unternehmen Zugriff auf alte Mails benötigt, können einzelne Mailfiles über dedizierte externe Lesekonten abgerufen oder bei Bedarf zurückgespielt werden.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden die Daten automatisch gelöscht – ein weiterer Baustein für Datenschutz & Compliance.
So spart sich der Kunde nicht nur teure interne Hardware und Fachpersonal, sondern bleibt audit fähig, ohne Domino-Know-how im eigenen Haus vorhalten zu müssen.
So funktioniert der Hybridbetrieb in der Praxis
Mit dem Umstieg auf Domino 14 und Microsoft 365 läuft die neue Umgebung stabil und transparent:
- Microsoft 365 deckt Standard-E-Mail und Office-Arbeitsplätze ab.
- HCL Domino 14 bleibt die Basis für alle geschäftskritischen Applikationen der hinzugekauften Tochter.
- Die 45 Anwender arbeiten weiter mit Notes — ohne Unterbrechung.
- Die interne IT wird entlastet.
SLA von Bücker: Mehr Sicherheit, weniger Stress
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist das passende Service Level Agreement (SLA), das die Bücker GmbH für den Kunden entwickelt hat.
Über ein Advanced SLA wird die interne IT des Unternehmens im 2nd-Level-Support unterstützt.
Das beinhaltet:
- Proaktives Server-Monitoring
- Regelmäßige Sicherheits-Updates & Patches
- Support für alle Fragen rund um die Domino-Applikationen
- Unterstützung bei Anpassungen und Weiterentwicklungen
Damit stellt die Bücker GmbH sicher, dass auch bei Personalengpässen, z.B. durch Ruhestand oder Fluktuation, kein Domino-Know-how verloren geht.
Das Unternehmen spart so interne Ressourcen und bleibt zugleich technisch immer auf dem neuesten Stand.
Details zu unseren Service Level Agreements: HCL Domino Support-Pakete
Warum Bücker GmbH? Echte Spezialisierung seit 1998
Gerade bei hybriden Domino-Szenarien gilt: Lizenzmodelle, Hosting und Applikationen müssen nahtlos zusammenspielen.
Die Bücker GmbH ist einer der letzten IT-Dienstleister in Deutschland, die sich seit 1998 konsequent auf HCL Notes und Domino spezialisiert haben.
Als HCL Gold Reseller, mehrfacher Lotus Award Finalist und Partner der ersten Stunde betreuen wir nicht nur Migrationen, sondern auch Lizenzoptimierung,
SLA-Betreuung und individuelle Applikationsentwicklung.
Unsere zertifizierten Domino-Administratoren & -Developer helfen mittelständischen Kunden dabei, ihre Domino-Welt zukunftssicher zu gestalten —
ob On-Premises, hybrid oder in Verbindung mit Microsoft 365.
Kosten sparen, Compliance sichern
Dieser Anwendungsfall zeigt: Mit der richtigen Hybrid-Strategie und einem erfahrenen Partner lässt sich viel erreichen:
- Commodity-IT wie E-Mail wandert in die Cloud.
- Kritische Notes-Datenbanken bleiben sicher auf Domino.
- Alte Maildaten werden DSGVO-konform archiviert.
- Die Lizenzkosten sinken auf das wirklich Nötige.
- Und der Betrieb bleibt dank SLA jederzeit professionell abgesichert.
zurück
