Zeit sparen mit OnTime Gruppenkalender

Meetings, Urlaubsplanung und Teamkoordination: Domino, Outlook, Teams

In deinem Unternehmen müssen täglich Termine abgestimmt, Abwesenheiten geplant und Ressourcen optimal genutzt werden? Dann brauchst du eine smarte Lösung, die dir Zeit spart und die Zusammenarbeit erleichtert. Der OnTime Group Calendar macht genau das: Er sorgt für Klarheit in der Terminplanung und hilft dir, Meetings effizient zu koordinieren.

Ob HCL Notes/Domino, Microsoft Outlook oder Microsoft Teams – OnTime integriert sich nahtlos in deine bestehende IT-Umgebung.

Du siehst auf einen Blick, wann deine Kolleginnen und Kollegen verfügbar sind, kannst Meetings schneller planen und vermeidest lästige Abstimmungsschleifen per E-Mail.

Auch die Urlaubsplanung wird einfacher: Abwesenheiten sind klar dargestellt, sodass du Engpässe frühzeitig erkennst und Projekte besser koordinieren kannst. Falls sich kurzfristig etwas ändert, passt du die Planung flexibel an – ganz ohne Mehraufwand.

Mit der Microsoft-Teams-Integration kannst du den Gruppenkalender direkt in Teams nutzen. Das bedeutet: weniger Wechsel zwischen Anwendungen, weniger Missverständnisse und eine noch effizientere Organisation. Egal, ob du im Büro bist oder unterwegs arbeitest – OnTime gibt dir jederzeit den vollen Überblick über alle relevanten Termine.

Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Fokus auf das Wesentliche. Mit OnTime optimierst du deine Terminplanung, sparst wertvolle Zeit und sorgst für eine reibungslose Zusammenarbeit in deinem Unternehmen.

Als führender Partner von HCL, Microsoft und OnTime sind wir tief in allen Welten zuhause. Bei uns bekommst du die OnTime Gruppenkalender Testversion direkt zum Download – und wir begleiten dich bei der Evaluierung mit unserem Know-how. Als exklusiver Partner für die DACH-Region sind wir dein Ansprechpartner für alle Fragen. Lass uns sprechen – ruf an 02131-209 89 02 oder schreib eine E-Mail an software@bueckergmbh.de!

Deine Vorteile von OnTime für Unternehmen und Mitarbeitende

Egal ob Microsoft Outlook, Teams oder HCL Notes/ HCL Domino – OnTime ist der effizienzsteigernde Gruppenkalender der sich allein über die Zeiteinsparung schnell bezahlt macht.

Eine effiziente Termin- und Ressourcenplanung ist der Schlüssel für produktives Arbeiten. OnTime sorgt dafür, dass Meetings, Urlaubsplanung und Teamkoordination einfacher und übersichtlicher werden – unabhängig von der verwendeten Plattform.

Effiziente Terminplanung – Meetings lassen sich schnell koordinieren, ohne lange Abstimmungsprozesse.

Plattformübergreifende Integration – Funktioniert mit HCL Notes/Domino, Microsoft Outlook und Microsoft Teams für nahtlose Zusammenarbeit.

Bessere Ressourcenplanung – Meetingräume, Arbeitszeiten und Personal werden optimal genutzt.

Transparente Urlaubsplanung – Abwesenheiten sind jederzeit sichtbar, sodass Engpässe vermieden werden.

Weniger interne E-Mails – Rückfragen zu Verfügbarkeiten entfallen dank übersichtlicher Kalenderdarstellung.

Zeiteinsparung – Schnelle Übersicht über freie Termine reduziert Organisationsaufwand.

Microsoft-Teams-Integration – Meetings und Kalenderfunktionen direkt in Teams verfügbar, ohne Medienbrüche.

Flexibilität für Mitarbeitende – Termine und Verfügbarkeiten auch mobil jederzeit abrufbar.

Bessere Zusammenarbeit – Teams sehen auf einen Blick, wer verfügbar ist, und können schneller Entscheidungen treffen.

Reduzierte IT-Komplexität – Keine zusätzlichen Tools notwendig, da OnTime direkt mit bestehenden Systemen arbeitet.

Verbesserte Produktivität – Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet mehr Zeit für produktive Aufgaben.

Intelligente Filterfunktionen – Wichtige Termine und relevante Personen lassen sich gezielt anzeigen.

Einfache Handhabung – Intuitive Oberfläche sorgt für eine schnelle Einarbeitung und hohe Nutzerakzeptanz.

Mit OnTime gehören langwierige Abstimmungen und unübersichtliche Kalender der Vergangenheit an. Teams arbeiten effizienter zusammen, Verfügbarkeiten sind jederzeit klar erkennbar und Meetings lassen sich mit wenigen Klicks organisieren. So bleibt mehr Zeit für das, was wirklich zählt: produktive Zusammenarbeit und erfolgreiche Projekte.

Interessiert? Wir sind dein deutscher OnTime AP: +49 (2131) 209 89 02

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OnTime Add-ons: Mehr Effizienzsteigerung durch einfache Koordination

OnTime Group Calendar bietet eine Reihe von Add-ons, die die Funktionalität des Kalenders erweitern und an die spezifischen Bedürfnisse von Unternehmen anpassen. Diese Erweiterungen verbessern die Effizienz und erleichtern die Zusammenarbeit im Team. Im Folgenden findest du eine detaillierte Übersicht der verfügbaren Add-ons:

Add-on	Beschreibung des Ontime-Add-on’s
Mobil	Ermöglicht den sofortigen Zugriff auf die Kalender der Mitarbeiter, auch unterwegs, und unterstützt so die mobile Zusammenarbeit. Die mobile App bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der Termine schnell gefunden, erstellt oder geändert werden können. Dies hilft Teams, flexibel zu bleiben und ihre Zeit optimal zu nutzen – egal ob im Büro oder unterwegs.
FindTime	Erleichtert die Verwaltung von Abstimmungen und gemeinsamen Verfügbarkeiten mit internen und externen Teilnehmern, um Meetings effizient zu planen. FindTime analysiert die Verfügbarkeiten aller Beteiligten und schlägt automatisch optimale Zeiten für ein Meeting vor. Dadurch entfällt das mühsame Hin und Her per E-Mail, und Termine lassen sich schneller und effizienter abstimmen.
Raum-Display	Steigert die Auslastung von Besprechungsräumen durch eine zentral verwaltete Raumanzeige-Software, die den aktuellen Status und bevorstehende Buchungen anzeigt. So werden Doppelbuchungen und ungenutzte Räume vermieden. Teilnehmer können direkt am Display sehen, wann der Raum belegt oder frei ist, und spontane Buchungen per Touchscreen durchführen.
Bewirtungs-Manager	Integriert Bestellung, Lieferung und Abrechnung von Catering-Services in den Kalenderprozess, um Veranstaltungen reibungslos zu organisieren. So können Meeting-Teilnehmer direkt aus der Kalenderansicht Essen oder Getränke für ihre Besprechung ordern. Der automatische Abrechnungsprozess stellt sicher, dass alle Kosten korrekt erfasst und zugeordnet werden.
Besucher-Manager	Bietet eine Lösung zur Besucherverwaltung mit Integration in Meetings, um einen vollständigen Überblick über alle Besucher zu erhalten und den Arbeitsaufwand für Sicherheit und Empfang zu reduzieren. Besucher können sich digital vorab registrieren, wodurch der Check-in-Prozess schneller und effizienter wird. Zudem können automatisch Besucherausweise generiert und Sicherheitsvorgaben berücksichtigt werden.
HCL Connections	Ermöglicht Unternehmen, die die soziale Plattform HCL Connections nutzen, eine erweiterte Planungskraft durch Integration der Kalenderfunktionen. Nutzer können direkt aus HCL Connections Meetings ansetzen und sehen, wann Teammitglieder verfügbar sind. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und sorgt für eine nahtlose Terminplanung innerhalb der Social-Collaboration-Plattform.
API	Bietet eine offene HTTP-basierte API, die es ermöglicht, individuelle Lösungen auf dem OnTime Group Calendar Backend aufzubauen und Kalenderdaten in Geschäftsanwendungen zu integrieren. Unternehmen können so maßgeschneiderte Workflows entwickeln, um Kalenderdaten in CRM-, ERP- oder andere Systeme einzubinden. Dies erhöht die Automatisierung und verbessert die Effizienz in der täglichen Terminplanung.

Tabelle: Übersicht der OnTime Gruppenkalender Add-ons

Diese Add-ons sind darauf ausgelegt, die Produktivität zu steigern und die spezifischen Anforderungen moderner Arbeitsumgebungen zu erfüllen. Durch die Integration dieser Erweiterungen können Unternehmen ihre Kalenderfunktionen optimieren und die Zusammenarbeit im Team verbessern.

Attach2Cloud: Erfahrene E-Mail-Optimierung für Unternehmen

Attach2Cloud stammt von MK Net.Work, dem Entwickler der bekannten Lösungen ZipMail und ZOptimizer. ZipMail wird seit Jahrzehnten weltweit zur E-Mail-Komprimierung in HCL Notes/Domino und Outlook eingesetzt, während ZOptimizer fortschrittliche Datenkomprimierung bietet.

Mit dieser Expertise entstand Attach2Cloud, eine Lösung zur nahtlosen Outlook-Integration mit OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams. Unternehmen optimieren damit ihre E-Mail-Anhangs verwaltung, reduzieren Speicherbelastung und verbessern die Sicherheit.

MK Net.Work verwaltet weltweit Millionen von Lizenzen und zählt zu den führenden Anbietern für effizientes E-Mail- und Datei-Management in Microsoft 365.

Warum Outlook und HCL Notes trotz integriertem Kalender ein Add-on für Gruppenkalender brauchen

Klar kommt man mit den integrierten Kalendern bis zu einem gewissen Punkt, aber spezialisierte Kalender bringen einfach mehr Effizienz.

Viele Unternehmen nutzen Microsoft Outlook oder HCL Notes als zentrale Groupware-Lösungen für E-Mails, Kalender und Zusammenarbeit. Beide Systeme bieten standardmäßig integrierte Kalenderfunktionen – doch in vielen Szenarien stoßen sie an ihre Grenzen. Ein spezialisiertes Add-on für Gruppenkalender kann diese Defizite ausgleichen und eine effizientere Terminplanung ermöglichen.

Warum Outlook einen Add-on Gruppenkalender braucht

Microsoft Outlook ist mit Microsoft Exchange oder Microsoft 365 verbunden und bietet eine grundlegende Kalenderfunktionalität. Doch bei der Verwaltung von großen Teams oder standortübergreifenden Organisationen treten schnell Schwächen auf:

Schlechte Übersicht bei großen Teams
Outlook-Kalender sind für Einzelpersonen oder kleine Gruppen gut nutzbar. Sobald es jedoch um Teams mit vielen Personen geht, wird die Ansicht unübersichtlich. In großen Unternehmen kann es schwierig sein, mehrere Kalender gleichzeitig zu verwalten, da Outlook standardmäßig keine echte Gruppenübersicht bietet.
Keine flexible Gruppenkalender-Darstellung
Outlook zeigt Kalender in einer starren Spalten- oder Rasteransicht. Wer abteilungsübergreifend plant oder flexible Teams hat, braucht jedoch eine dynamische Darstellung, etwa mit farblichen Markierungen für Verfügbarkeiten oder kategorisierte Gruppen.
Fehlende Meeting-Optimierung
Zwar gibt es die Microsoft FindTime-Funktion, aber sie reicht oft nicht aus, um komplexe Terminabsprachen mit mehreren Personen über verschiedene Zeitzonen hinweg zu organisieren. Ein spezialisiertes Add-on kann hier automatisch die besten Zeitfenster für alle Beteiligten berechnen.
Kein echtes Ressourcenmanagement
Outlook kann Besprechungsräume und Geräte verwalten, aber es fehlen detaillierte Funktionen wie eine Live-Anzeige der Raumbelegung, Catering-Bestellungen oder Besucherregistrierungen.

Warum HCL Notes ein Add-on für Gruppenkalender braucht

HCL Notes (ehemals IBM Notes) bietet ebenfalls integrierte Kalender, ist jedoch historisch eher für E-Mail und Dokumentenmanagement konzipiert. Dadurch ergeben sich folgende Schwächen:

Eingeschränkte Teamansicht
Der Standardkalender von HCL Notes zeigt keine vollständige Gruppenübersicht, wenn viele Personen beteiligt sind. Man muss oft zwischen verschiedenen Kalenderansichten wechseln, was unübersichtlich wird.
Komplizierte Meeting-Koordination
Während Notes Ressourcen wie Räume oder Technik verwalten kann, fehlen oft moderne Funktionen für Meeting-Abstimmungen. Ein Add-on mit interaktiven Abstimmungen oder KI-gestützter Terminfindung kann hier helfen.
Fehlende mobile Optimierung
Die native Kalenderfunktion von HCL Notes ist in der mobilen Nutzung eingeschränkt. Viele Add-ons bieten speziell für mobile Endgeräte optimierte Darstellungen und Buchungsfunktionen.
Schwierige Integration mit anderen Tools
HCL Notes funktioniert oft isoliert von anderen Unternehmensanwendungen. Ein spezialisiertes Add-on kann jedoch externe Systeme wie CRM oder ERP integrieren, um die Terminplanung nahtlos in bestehende Workflows einzubetten.

Sowohl Microsoft Outlook als auch HCL Notes bieten grundlegende Kalenderfunktionen – doch für effiziente Gruppenkalender, transparente Teamplanung und moderne Meeting-Organisation sind spezialisierte Add-ons unverzichtbar. Sie erweitern die bestehenden Systeme um intuitive Übersichten, Automatisierung und optimierte Ressourcenverwaltung, was letztlich die Produktivität und Zusammenarbeit verbessert.

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Häufig gestellte Fragen

Warum ist der Outlook-Gruppenkalender so unübersichtlich bei vielen Nutzern?

Outlook zeigt Kalender standardmäßig in einer Spaltenansicht, die bei großen Teams schnell unübersichtlich wird. Ein Add-on für Gruppenkalender kann die Ansicht optimieren, indem es Nutzer nach Teams, Abteilungen oder Projekten gruppiert und eine farbliche Darstellung der Verfügbarkeiten bietet.

Kann ich in Outlook auf einen Blick sehen, wann mein gesamtes Team verfügbar ist?

Standardmäßig muss man in Outlook mühsam durch die einzelnen Kalender scrollen. Ein Add-on bietet eine intelligente Verfügbarkeitsanzeige, die die besten freien Zeitfenster für alle Teammitglieder in einer übersichtlichen Darstellung zeigt.

Wie kann ich mit Outlook einen Termin für mehrere Personen automatisch planen lassen?

Outlook bietet zwar die FindTime-Funktion, aber sie ist begrenzt. Ein spezialisiertes Add-on kann automatisch die beste verfügbare Zeit für alle Teilnehmer berechnen und eine Abstimmungsfunktion bereitstellen, die auch externe Teilnehmer einbezieht.

Gibt es in Outlook eine Möglichkeit, Meetings und Räume gleichzeitig zu buchen?

Outlook trennt die Buchung von Besprechungen und Räumen, was oft zu doppelten Arbeitsschritten führt. Ein Gruppenkalender-Add-on ermöglicht es, Räume, Personen und benötigte Ressourcen in einem einzigen Vorgang zu planen und zu reservieren.

Wie kann ich in Outlook Gruppenkalender auch mobil effizient nutzen?

Die Standard-Kalenderansicht in Outlook für mobile Geräte ist begrenzt. Ein Add-on kann eine optimierte mobile Benutzeroberfläche bereitstellen, die speziell für die schnelle und einfache Gruppenterminplanung unterwegs entwickelt wurde.

Wie kann ich Outlook mit anderen Tools wie CRM oder Projektmanagement-Software verbinden?

Outlook selbst bietet nur eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten. Ein Gruppenkalender-Add-on mit API-Schnittstellen kann eine direkte Verbindung zu anderen Unternehmensanwendungen ermöglichen und so Workflows optimieren.

Warum gibt es in Outlook keine Wochenübersicht für das gesamte Team?

Outlook zeigt standardmäßig nur Einzelkalender oder eingeschränkte Gruppenkalenderansichten. Ein Add-on kann eine interaktive Wochen- oder Monatsübersicht für das gesamte Team bereitstellen, um die Planung effizienter zu gestalten.

Kann ich in Outlook Besprechungen organisieren, bei denen externe Teilnehmer abstimmen können?

Outlook erlaubt es nicht, externe Teilnehmer ohne Exchange-Zugang direkt in Gruppenkalender-Planungen einzubeziehen. Ein Add-on kann eine webbasierte Abstimmungsfunktion bereitstellen, mit der auch externe Teilnehmer einfach über ihre Verfügbarkeit abstimmen können.

Warum sind Gruppenkalender in HCL Notes so schwer zu verwalten?

HCL Notes wurde ursprünglich für individuelle E-Mail- und Kalendernutzung entwickelt. Ein Add-on für Gruppenkalender kann eine optimierte Benutzeroberfläche bieten, die speziell für die Teamorganisation konzipiert ist.

Kann ich in HCL Notes automatisch Termine für mehrere Teilnehmer vorschlagen lassen?

Standardmäßig muss man manuell nach freien Zeiten suchen. Ein Add-on kann automatisch Zeitfenster vorschlagen, in denen alle Beteiligten verfügbar sind, und bietet eine Abstimmungsfunktion für Termine.

Wie kann ich in HCL Notes Besprechungsräume effizient verwalten?

Die Standardfunktion von HCL Notes ist begrenzt und zeigt keine Echtzeit-Statusupdates für Räume. Ein Add-on kann eine interaktive Raumübersicht bereitstellen, die zeigt, welche Räume frei oder bereits gebucht sind, und ermöglicht eine direkte Reservierung.

Gibt es eine Möglichkeit, in HCL Notes Gruppenkalender mit mobilen Geräten besser zu nutzen?

Die mobile Ansicht von HCL Notes ist nicht für große Teamkalender optimiert. Ein Add-on kann eine moderne, mobile Benutzeroberfläche bereitstellen, die Gruppenkalender intuitiv nutzbar macht.

Wie kann ich HCL Notes mit anderen Geschäftsanwendungen verknüpfen?

HCL Notes ist nicht von Haus aus mit vielen modernen Tools wie CRM- oder ERP-Systemen kompatibel. Ein Add-on mit API-Integration kann eine Brücke zwischen Notes und anderen Geschäftsanwendungen schlagen.

Kann ich in HCL Notes externe Teilnehmer in Gruppenkalender-Planungen einbinden?

Standardmäßig ist das nur eingeschränkt möglich. Ein Add-on ermöglicht es, externe Teilnehmer nahtlos in die Terminplanung einzubinden und eine einfache Verfügbarkeitsabfrage über eine Web-Oberfläche anzubieten.

Gibt es eine bessere Möglichkeit, in HCL Notes Gruppenkalender mit mehreren Standorten zu verwalten?

Die Standardfunktionalität von HCL Notes erfordert manuelles Umschalten zwischen verschiedenen Kalendern. Ein Add-on kann eine zentrale Übersicht über alle Standorte und Teams in einer einheitlichen Ansicht bereitstellen.